您获得了董事会的批准,并获得了启动该庞大的医疗IT(医疗信息技术)项目的资金,该项目将几乎影响您医疗机构中的每个人。新闻发布已经结束,启动会议已经完成,章程已发布。现在,随着经理,分析师和利益相关者为未来的长远发展做准备,您可以参考自己的“lessons learned” report from the most recent project. Uh-oh. You didn’t do a 得到教训? It looks like we should dig into some of the operational and technical challenges and pitfalls that you’re likely to face, so as to be ready for such challenges and get that health IT project out to light.

 

1.人力资源挑战

当大型项目需要大量新职位和变更职位时,您可以期望以下挑战:

  • 空缺的职位可能难以填补,这些职位的经理将施加压力,使您无法雇用过多的员工,尤其是在临床领域。
  • 员工争相担任开放IT职位时,期望他们有很多戏剧性。感觉会受到伤害,需要一些有爱心的领导才能保持人们的参与。
  • 对于在IT部门横向移动的员工,某些空缺职位是否会被承包商或FTE填补?在什么级别?
  • 如果要更换系统,则需要一个人员计划来支持这些系统,直到它们正式退休为止。
  • 您需要任何认证的时间表是什么?您将如何处理未通过认证考试的员工?

 一旦意识到大型实施与完成工作变更一样令人感到压力,则可以更好地为自己和员工做好心理准备。

 

2.对供应商交付的配置的期望过高

有时被称为入门套装或发行版,供应商以提供95%即开即用的配置而感到自豪。只需将其插入即可,对吗?抱歉,这不会发生!我已经看到了供应商提供的发行版中的份额,而且我知道,如果最终交付和构建配置混合使用80/20,请认为自己很幸运。您可以管理用户的范围,但是很多时候配置问题与范围的关系较小,而与配置的关系更多,根本无法满足工作流程的需求。

 

3.数据转换惊喜

当从一种临床系统转移到另一种临床系统时,数据可能存在于被替换的系统中,这对临床医生和操作人员很有价值。请注意由谁来决定要转换什么或不转换。我曾见过一些案例,决策者认为转换数据的价值很小,认为可以将其存档在第三方存储库中。那些最接近患者护理的人拒绝了无法快速访问他们努力记录的大量临床数据的想法。您必须在项目的早期阶段解决此问题,因为成功转换数据需要时间和资金。

您要替换的产品的供应商正在失去客户,因此他们可能不想免费处理转换的结束。

同样,您可能还需要手动输入新系统中的数据,例如打印的医疗清单。考虑为此可能需要的人员配置。

 

4.印刷问题

打印是任何大型激活中的最大挑战之一。进行此准备的最佳方法是在激活之前至少一周在每个位置进行技术的服装排练。对于此事件,您将需要用户登录生产系统并测试打印,权限和其他基本功能。确保测试任何双功能打印机,例如那些在一个抽屉的安全纸上打印处方并从另一个抽屉的普通纸上打印处方的打印机。

 

5.培训物流

当您上线时,尤其是当您“大爆炸”(同时进行所有申请)时,您会发现,虽然工作人员参加并签字接受了培训,但他们在家庭办公附近感觉不足,因此需要额外的支持“在现场”。如果这是一个大型项目,那么我们谈论的不仅仅是几个额外的培训师。问题在于您将要完成项目,可能没有多少钱可以使用了。除非您将其预先放在预算中。

 

6.第三方激活支持公司

有签约公司为大量的活动提供大量的诊所或地板支持人员。他们吹捧这些人是高素质的临床培训师,但是有些人可能对您并不了解。

地板支撑训练员的技能设置差异很大。我见过非常好的人,但也遇到了一些不知道MRN是什么的人。说真的,这发生在我身上!一些公司迫切需要“负责人””并掌握具备基本计算机技能的任何人,然后将他们放在教室里几个小时,以向他们展示他们将支持的临床系统的基本功能。如果您使用其中一种,则需要在组织中指派一位强大的领导者,以随时关注上线支持人员的工作方式-并准备快速响应用户的投诉。

 

7.系统安全性问题

大多数临床系统的临床用户扮演着各种各样的角色:

  • 护士
  • 医疗助理
  • 认证护理助理(CNA)
  • 多技能技术(MST)
  • 技术员
  • 提供者,医学博士
  • 提供者,ARNP或NP
  • 药剂师

忘记ARNP与MD之间的安全性差异非常容易。项目应使用某种安全网格。 Excel通常可以正常工作。它将具有引用角色的所有权限,并由运营负责人签名。就像我提到的印刷问题一样,技术上的服装排练也应该发现安全问题。

 

8.范围蠕变和镀金综合征

对于几乎每个IT项目,范围往往都是一个挑战。运营负责人将意识到,有些功能可以 必须 在三天内将ARNP或NP上线之前添加。要权衡这些请求的有效性,请提出以下问题:

确定范围后,这是否是项目的主要“失误”?

  • 上线是否绝对需要新功能?
  • 该功能是否被视为“ net new”?如果是这样,那么到此为止,用户仍然可以生存。因此,延迟激活可能不明智。
  • 没有该功能上线会有什么影响?如果它是1)对患者安全有影响,或2)对财务有重大影响,通常会被视为止步不前。

当对某项功能进行优化以满足每个可能的用户和场景的需求时,就会发生镀金。这可能是一种崇高的追求,但在“good enough”真的足够上线了。通常是IT分析师或开发人员陷入镀金综合症。

 

9.服务台支持挑战

尽可能尝试培训一线服务台,这些人也在学习新的应用程序,他们肯定会和其他所有人一样不知所措。如果他们可以参加最终用户获得的一些培训,他们的情况可能会更好。

如果您有多个产品细分或模块,则可能会出现大量错误分配的呼叫和故障单。请务必跟踪每一个,并与您的服务台经理联系。如果可能的话,请为您的票务报告系统配置一个标记和字段,用于可跟踪和报告的错误呼叫/票证。

最后,重要的是要保持鼓励状态,并提醒自己和您的员工,您一定会成功的。 Gartner炒作周期图已用于描述很多东西,我确实认为大型临床实施是值得的。

健康生活

 

戴夫·纽曼是西雅图一家医院的医疗保健IT应用程序分析师和项目负责人,也是 LearnHealthTech.com,该网站可帮助人们获得和发展医疗保健IT技能。

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我在医疗保健IT部门担任西雅图地区医院的分析师和项目主管。我目前参与Epic,但与其他EHR合作,并实施了医疗供应和药房管理系统。我还运营LearnHealthTech.com,该网站可帮助人们建立医疗保健IT技能。

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